AGB

Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Anmietung von Konferenzräumen der FIR Aachen GmbH

§ 1 Geltungsbereich
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Überlassung von Konferenzräumen zur Durchführung von Veranstaltungen in den Räumlichkeiten der FIR Aachen GmbH sowie für alle mit diesen zusammenhängenden weiteren Leistungen und Lieferungen.
Abweichende Bestimmungen, auch insoweit sie in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Vertragspartners enthalten sind, finden keine Anwendung, es sei denn, sie werden von der FIR Aachen GmbH ausdrücklich schriftlich anerkannt.

§ 2 Zustandekommen des Mietvertrags
Die FIR Aachen GmbH unterbreitet dem Mietinteressenten durch die schriftliche Reservierungsbestätigung ein Angebot. Der Mieter nimmt das Angebot an, indem er die Reservierungsbestätigung unterzeichnet und zurücksendet oder das Angebot per E-Mail bestätigt. Der Vertrag wird mit Zugang der unterschriebenen Reservierungsbestätigung oder der Bestätigung per E-Mail bei der FIR Aachen GmbH wirksam.
Der Mieter hat die Möglichkeit, die genaue Personenzahl bis spätestens acht Werktage vor der Veranstaltung zu fixieren. Alternativ wird die geplante Personenzahl berechnet.
Aus einer schriftlichen oder mündlichen Terminanfrage, Vormerkung oder Reservierung von Räumlichkeiten für bestimmte Termine oder der Zusendung eines noch nicht unterschriebenen Angebotes bzw. Vertrages kann kein Anspruch auf den späteren Abschluss eines Vertrages hergeleitet werden.
Eine Untervermietung der Konferenzräume ist nicht gestattet.

§ 3 Mietgegenstand
Der / die in der Reservierungsbestätigung aufgeführte/n Konferenzraum / Konferenzräume sowie dessen / deren Ausstattung wird / werden dem Mieter in ordnungsgemäßem Zustand für die Dauer der Mietzeit zum vereinbarten Preis überlassen. Die FIR Aachen GmbH behält sich vor, dem Mieter aus wichtigem Grund einen anderen Raum bzw. andere Räume im Konferenzzentrum als Ersatz zuzuweisen.
Offensichtliche Mängel sind vom Mieter unverzüglich bei Übernahme des Mietgegenstandes anzuzeigen. Unterbleibt eine Anzeige offensichtlicher Mängel, gilt der Mietgegenstand insoweit als vertragsgemäß übernommen. Rechte des Mieters wegen verdeckter Mängel bleiben unberührt.
Die FIR Aachen GmbH behält sich vor, vor Beginn und nach Abschluss der Mietdauer eine gemeinsame Raumbegehung von dem Mieter zu verlangen.
Aufbau, Durchführung und Abbau der Veranstaltung haben in Abstimmung mit der FIR Aachen GmbH zu erfolgen. Der Mieter hat hierbei die geltenden rechtlichen Bestimmungen einzuhalten, insbesondere die Versammlungsstättenverordnung, Unfallverhütungs- und Brandschutzbestimmungen. Für die ordnungsgemäße Durchführung der Veranstaltung, für die Erfüllung von Anzeigepflichten sowie die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen und behördlichen Auflagen ist allein der Mieter verantwortlich. Er hat, soweit erforderlich, die Abnahme durch die zuständige Behörde bzw. Einrichtungen auf seine Kosten zu veranlassen.
Neben der Veranstaltung des Kunden können im Gebäude der FIR Aachen GmbH zeitgleich andere Veranstaltungen stattfinden. Der Kunde wird darauf hingewiesen, dass die Bereiche außerhalb der Veranstaltungsräume für Besucher anderer Veranstaltungen oder Dritte zugänglich sind. Dem Kunden stehen insoweit keine Unterlassungs-, Minderungs- oder Schadensersatzansprüche zu.
§ 4 Gastronomische Betreuung
Der Kunde darf Speisen und Getränke zu Veranstaltungen grundsätzlich nicht mitbringen. Ausnahmen bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung mit der FIR Aachen GmbH. In diesem Fall wird ein angemessener Ausgleichsbetrag als Pauschale berechnet.
Die gastronomische Betreuung ist ausschließlich über die FIR Aachen GmbH zu beauftragen und zu beziehen. Die Bestellung der Cateringleistungen erfolgt bei Unterzeichnung der Reservierungsbestätigung (vgl. § 2.1)
Der Verzehr von Speisen in den Tagungs- und Konferenzräumen ist untersagt, sofern keine ausdrückliche vorherige Genehmigung durch die FIR Aachen GmbH erteilt wurde.
§ 5 Mietzins
Maßgebend ist der in der Reservierungsbestätigung ausgewiesene Mietzins. Er schließt die Kosten für Klimatisierung, allgemeine Raumbeleuchtung, übliche Reinigung und Benutzung der in der Reservierungsbestätigung als unentgeltlich ausgewiesenen Konferenztechnik ein.
Die Gesamtabrechnung umfasst den Mietzins sowie die Kosten für weiter in Anspruch genommene Zusatzleistungen, insbesondere Benutzung der in der Reservierungsbestätigung als entgeltlich ausgewiesenen Konferenztechnik, zuzüglich Mehrwertsteuer in ihrer jeweiligen gesetzlichen Höhe. Sie ist spätestens 10 Tage nach Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. Im Übrigen kann die FIR Aachen GmbH, soweit nichts anderes vereinbart ist, jederzeit eine Vorauszahlung bis zur Höhe des voraussichtlichen Rechnungsbetrages verlangen. Sollte die vereinbarte Mietdauer überschritten werden, so erfolgt für jede weitere angebrochene Stunde eine Nachberechnung gemäß der aktuellen Preisliste.
Im Falle des Zahlungsverzugs gelten die gesetzlichen Verzugszinsen gemäß § 288 BGB. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten.

§ 6 Haftung
Der Mieter haftet gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und vertraglichen Vereinbarungen für Sach- und Personenschäden einschließlich etwaiger Folgeschäden (Vermögensschäden), die während der Mietdauer durch ihn, seine Beauftragten und Besucher verursacht werden. Er hat die FIR Aachen GmbH von allen Schadensersatzansprüchen, die von Dritten im Zusammenhang mit der Veranstaltung gemacht werden können, freizustellen.
Für eingebrachte Gegenstände des Mieters, seiner Beauftragten und Besucher übernimmt die FIR Aachen GmbH keine Haftung. Der Mieter ist verpflichtet, nach Ablauf der Mietdauer den Mietgegenstand zu räumen sowie alle dazugehörenden Einrichtungen in ihrem ursprünglichen Zustand zu übergeben. Die FIR Aachen GmbH ist berechtigt, Räumungs- bzw. Wiederherstellungsarbeiten auf Kosten des Mieters selbst durchführen zu lassen.
Der Mieter haftet der FIR Aachen GmbH für den durch Schäden am Mietgegenstand oder ihre notwendige Beseitigung entstehenden Mietausfall.
Die FIR Aachen GmbH haftet nur für Schäden, die auf mangelnder Beschaffenheit des Mietgegenstandes oder auf schuldhafter Verletzung der von ihr übernommenen Verpflichtungen beruhen. Für Versagen irgendwelcher Einrichtungen und Betriebsstörungen oder sonstige, die Nutzung des Mietgegenstandes beeinträchtigende Ereignisse haftet die FIR Aachen GmbH nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
Der Mieter hat sich gegen Haftpflicht zu versichern und den Versicherungsschein auf Verlangen vorzuzeigen.
Während der Mietzeit obliegt dem Mieter die Verkehrssicherungspflicht in den gemieteten Räumen.

§ 7 Anbringen von Dekoration
Um Beschädigungen der Wände vorzubeugen, ist die Anbringung von Dekorationsmaterial oder sonstigen Gegenständen vorher mit der FIR Aachen GmbH abzustimmen. Der Mieter übernimmt die Gewähr dafür, dass insbesondere das Dekorationsmaterial den feuerpolizeilichen Anforderungen entspricht; in Zweifelsfällen kann die FIR Aachen GmbH die Vorlage einer Bestätigung des zuständigen Brandschutzes verlangen.

Das Anbringen von Plakaten, Hinweisschildern oder sonstigen Materialien mit Tesafilm, Klebeband, Reißzwecken, Nägeln oder vergleichbaren Befestigungsmitteln an Wänden, Türen, Fenstern oder Mobiliar ist nicht gestattet.

§ 8 Hausrecht
Den Beauftragten der FIR Aachen GmbH ist jederzeit der Zutritt zum Mietgegenstand zu gestatten. Die FIR Aachen GmbH nimmt das Hausrecht wahr.

§ 9 Rücktritt vom Vertrag
Die FIR Aachen GmbH ist berechtigt, ohne Ersatzverpflichtungen vom Vertrag zurückzutreten oder den Vertrag fristlos zu kündigen, wenn - der Mieter gegen die Bestimmungen dieses Vertrags verstößt, - durch die beabsichtigte Veranstaltung eine Störung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung oder eine Schädigung des Ansehens der FIR Aachen GmbH zu befürchten ist, - der Mietgegenstand infolge höherer Gewalt nicht zur Verfügung gestellt werden kann, - wenn in der Bestellung falsche Angaben über wesentliche Tatsachen und Umstände, z.B. in der Person des Kunden oder des Zwecks der Veranstaltung gemacht werden, - begründeter Anlass zu der Annahme besteht, dass die Inanspruchnahme der Leistung durch den Kunden den reibungslosen Geschäftsbetrieb oder die Sicherheit der FIR Aachen GmbH gefährden kann.
Rücktritt und fristlose Kündigung sind unverzüglich dem Mieter gegenüber zu erklären.
Die FIR Aachen GmbH ist berechtigt, die sofortige Auflösung der Veranstaltung sowie eine sofortige Räumung und Rückgabe der Mietsache zu fordern, wenn gegen wesentliche Vertragspflichten des Vertrags bzw. dieser Bestimmungen oder gegen sicherheitsrelevante Vorschriften verstoßen wurde oder eine besondere Gefahrenlage vorliegt. Die FIR Aachen GmbH ist berechtigt, bei den vorgenannten Gründen die Räumung und Auflösung auf Kosten und Gefahr des Kunden durchzuführen.
Ein Verstoß gegen wesentliche Vertragspflichten liegt insbesondere vor, wenn der Kunde seine vertraglichen Verpflichtungen mehr als nur unerheblich verletzt oder wenn Tatsachen bekannt werden, die befürchten lassen, dass eine andere als die vereinbarte Veranstaltung durchgeführt wird oder eine ordnungsgemäße und störungsfreie Nutzung der Räume nicht gewährleistet werden kann.
Tritt der Mieter aus einem von der FIR Aachen GmbH nicht zu vertretenden Grund vom Vertrag zurück, so ist er zur Zahlung einer Ausfallgebühr in Höhe von 25% bei weniger als vier Wochen vor der Veranstaltung, 75% bei weniger als vierzehn Werktagen vor der Veranstaltung und 100% bei weniger als fünf Werktagen vor der Veranstaltung des Mietzinses zuzüglich Mehrwertsteuer an die FIR Aachen GmbH verpflichtet.
Dem Mieter bleibt der Nachweis vorbehalten, dass der FIR Aachen GmbH kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.
Erfolgt eine Stornierung weniger als einen Werktag vor dem Veranstaltungstermin, behält sich die FIR Aachen GmbH vor, zusätzlich bereits entstandene oder durch externe Cateringdienstleister in Rechnung gestellte Cateringkosten in voller Höhe (100 %) an den Mieter weiter zu berechnen.

§ 10 Höhere Gewalt (von keiner Vertragspartei zu vertretende Leistungshindernisse)
Wird die Durchführung der Veranstaltung oder die Nutzung der Räumlichkeiten aufgrund eines Ereignisses höherer Gewalt unmöglich oder wesentlich erschwert, dass keine der Vertragsparteien zu vertreten hat (z. B. Pandemien, Krieg, Terrorismus, Naturkatastrophen, behördliche Anordnungen oder vergleichbare Ereignisse), sind beide Parteien berechtigt, eine Verlegung des Veranstaltungstermins zu verlangen.
Ist eine Terminverlegung innerhalb eines Zeitraums von 365 Tagen für eine der Parteien unzumutbar, steht beiden Parteien das Recht zum Rücktritt vom Vertrag zu. Maßgeblich für die Beurteilung der Unzumutbarkeit sind die Grundsätze des § 313 BGB. Die Partei, die sich auf die Unzumutbarkeit beruft, hat der anderen Partei die hierfür maßgeblichen Gründe vor Erklärung des Rücktritts in Textform mitzuteilen. Die andere Partei hat innerhalb von fünf Kalendertagen nach Zugang der Mitteilung ebenfalls in Textform zu erklären, ob sie die Gründe anerkennt. Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Erklärung, gelten die Gründe als anerkannt.
In den vorgenannten Fällen ist die FIR Aachen GmbH berechtigt, dem Kunden die bis zum Eintritt des Ereignisses höherer Gewalt entstandenen Aufwendungen sowie nicht mehr stornierbare Kosten Dritter entsprechend dem Projektfortschritt in Rechnung zu stellen. Ein Anspruch auf entgangenen Gewinn besteht in diesen Fällen nicht.

§ 11 Datenschutz
Die FIR Aachen GmbH wird die personenbezogenen Daten, die sie vom Mieter erhält und verarbeitet, unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zur Bearbeitung und Abrechnung des Mieterauftrags, zur Kundenverwaltung, für Umfragen und für das Marketing nur in dem jeweils erforderlichen Umfang nutzen. Sie speichert die Daten nur so lange, wie es der jeweilige Zweck erfordert.
Die Daten des Mieters werden von der FIR Aachen GmbH Dritten nicht weitergegeben, es sei denn der Mieter stimmt der Weitergabe ausdrücklich zu oder die FIR Aachen GmbH beauftragt Dritte mit der Durchführung der in Ziffer 1 genannten Maßnahmen. In diesem Fall wird sie mit dem beauftragten Unternehmen schriftlich die Einhaltung der Datenschutzvorschriften vereinbaren.
Übermittlungen personenbezogener Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgen nur im Rahmen zwingender Rechtsvorschriften. Die FIR Aachen GmbH verarbeitet personenbezogene Daten des Mieters ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

§ 12 Nebenabreden und Gerichtsstand
Die vorstehenden allgemeinen Geschäftsbedingungen sind Bestandteil des Mietvertrags.
Nebenabreden, Änderungen und Nachträge des Mietvertrags bedürfen der Schriftform.
Von der Nichtigkeit einer oder mehrerer Bestimmungen dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen bleiben die übrigen Bestimmungen unberührt.
Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Aachen, sofern der Mieter Vollkaufmann ist.

(Stand: Mai 2026)